【Excel】写真の番号を自動でふりたい

　先日、警察の刑事さんと話す機会があったのですが、そのときに捜査資料を作るときに困ってるという話を聞きました。それは捜査資料に写真を付けるとき、写真に番号を連番でつけるけども写真を途中に入れた場合に、その番号がずれてしまうということで番号を振りなおす必要が出て大変だということでした。資料はExcelで作っているそうですが、何とか写真の番号を自動で採番できないかというので今回は警察資料のDX化で資料作成の時間を短縮する方法を考えたいと思います。

Excelで写真資料の連番を自動化したい

　捜査資料を作成するときに写真を添付するそうなのですが、その写真には写真１、写真２、と写真の連番を付けていくそうです。このとき、今までは全部手入力で順番に写真番号を付けていたそうです。でも、それだと写真を追加した場合に、追加した以降の番号を再度入力しなおさなければなりません。それでは結構な手間ですよね。

　こんな感じで自動的に写真の番号を採番したいわけですが、どうやったら写真を追加したところに番号を付けられるでしょうか？

Excelでこういうことやりたいときには関数を使う

　Excelでこういった自動で数字を出したいとか言う場合には関数というのを使います。関数と言えば合計を出したいときに使うＳＵＭという関数などは使ったことあるって方もいるんじゃないでしょうか。この関数がある程度使えてくるとExcelも結構便利に使うことができるようになるので、少しずつ関数に慣れていきましょう。

　今回は写真というキーワードが入っていた場合には数字を表示したいので、IF関数というのを使いたいと思います。このIF関数は例えばAのセルに写真というキーワードがあった場合には、数字を表示してない場合には空白にするというような使い方をします。

=IF(A1="写真",1,"")

　こんな書き方をするわけですが、これはA1のセルに写真があった場合には1を表示するようになります。

これでは1しか表示しない

　そうなんです、これでは1しか表示しないのでどこまで行っても写真1しか表示しません。これでは全く使えないですよね。それではどうしたらいいでしょうか？１行１行に写真という文字が入るならば簡単に連番を付けることが出来そうですが、どこの行に写真というキーワードが入るかわかりません。そんなときにどうしたらいいでしょうか？

　先ほどのIF関数では１を直接表示するようにしていますが、ここの数字が連番になればいいわけです。なんとか連番にする方法を考えてみましょう。

連番を保持する列を作る

　今回の目的はA列に写真というキーワードが入力されたら、B列に連番で採番することです。簡単に言うと写真というキーワードが入力されたら、その隣に上から順番に番号を振っていくわけです。

　これを実現するためにはちょっとしたアイディアが必要です。Excelでは印刷する範囲を決められるのですが、印刷する範囲外に連番を保持する場所を作ります。印刷する必要のないものなのですが、ではこの連番はどうやって実現したらいいでしょうか？

　これは簡単でA列に写真というキーワードがあれば前の行の保持している数字に1を追加して、写真というキーワードが無ければ前の行の保持している数字をそのまま表示するという方法です。